Activa Kompetanse AS - Alle rutiner

0. Kvalitetsstyring.

Kvalitetsstyring - mål, risiko og tiltak

- Kvalitetsstyring - med mål, risiko og tiltak.

- Veiledning - Kvalitetsstyring i regnskapsforetak.


Utfyllende rutiner 

- Tilbud og aksept av oppdrag.

- Forståelse av oppdragsgivers virksomhet.

- Oppdragsgivers interne rutiner.

- Planlegging av oppdragsutførelsen.

- Lønnskjøring.

- Fakturering.

- Oppfølging utestående fordringer

- Bokføring

- Kvalitetssikring rapporteringsgrunnlag

- Rapportering til kunde

- Betaling

- Årsoppgjør

- Kvalitetskontroll og evaluering av oppdraget.

- Oppdragsdokumentasjon

Sjekklister

- Virksomhetsforståelse - sjekkliste

- Kvalitetssikring og kvalitetskontroll

Kvalitetsansvarliges internkontroll og evaluering

- Internkontroll og evaluering av kvalitetsstyringssystemet - rutine

- Kvalitetsstyring - internkontroll og evaluering - evaluering av systemet (kommer snarlig)

- Kvalitetsstyring - internkontroll og evaluering - kontroll av oppdragsansvarlig

- Kvalitetsansvarlig - ansvarsbeskrivelse.

1. Starte og avslutte oppdrag - oppdragsavtale og fullmakter.

Oppdragsavtale

Sticos Oversikt benyttes til dette.


Fullmakter

Fullmakter er tatt inn i oppdragsavtalen

Utarbeide tilbud

Tilbud og aksept av oppdrag

Etablere oppdraget

Honorar

Opphør oppdraget

2. Utførelse av regnskapsoppdraget

Bokføring

Lønn og økonomi

Dokumentasjon og kvalitetskontroll

Opplysninger fra tredjeparter

Rapportering og årsoppgjør

Kunde - risikovurdering og rådgivning

3. Avstemmingsskjema

Avstemmingsskjema fra RN som er i bruk

Avstemmingsskjema fra Sticos som er i bruk

4. Risikostyring og internkontroll

Regnskapsforetakets risikostyring

- Kvalitetssikringssystem - systembeskrivelse

- Risikostyring og internkontroll - rutine oppfølging

Årlig evaluering

- Vurdering av risikoområder - skjema

- Aktuelle risikoområder - veiledning

- Risikovurderinger IT

- Risikovurderinger personopplysninger

- Styresak - uendret risikosituasjon

- Styresak - endret risikosituasjon

Etablering av system for risikostyring

- Etablering av risikostyring - rutine.

- Etablering av risikostyring - veiledning.

- Vurdering av risikoområder - skjema.

- Risikovurdering IT.

- Risikovurdering - personopplysninger.

- Aktuelle risikoområder - veiledning.

- Styresak - etablering av risikostyring og internkontroll.

Kompetanse og kapasitet

- Avdekking av kapasitet - rutine

- Avdekking av kapasitetsutnyttelse - skjema

- Avdekking av kapasitetsutnyttelse - skjema eksempel utfylling

- Bistandsavtale - kommentarer.

- Bistandsavtale ved midlertidig kapasitetsmangel.

- Kompetansekartlegging - rutine.

- Kompetanseoversikt - oppgavestyrt - skjema.

- Kompetanseoversikt - skjema

- Tiltak ved midlertidig kapasitetsmangel. - rutine.


Utkontraktering av IT

- IT-systemer - oversikt egen drift og utkontraktering (under oppdatering, ny versjon kommer snart !)

- Utkontraktering IT - drift, forklaringer

- Utkontraktering IT - drift, kravspesifikasjon.

- Utkontraktering IT - programvare, forklaringer.

- Utkontraktering IT - programvare, kravspesifikasjon.

- Utkontraktering IT - leverandører - sjekkliste

5. Hvitvasking

Hvitvaskingsrutine.

- Anti- hvitvasking - rutine for Godkjent regnskapsselskap

- Anti-hvitvasking - virksomhetsinnrettet risikovurdering.

- Hvitvaskingsansvarlig - arbeidsbeskrivelse.

- Anti-hvitvasking - opplæringsplan.

Kundetiltak næringskunde

- Kundetiltakskjema næringskunde.

- Egenerklæring - næringskunde selskap

- Egenerklæring - næringskunde ENK


Kundetiltak privatkunde

- Kundetiltaksskjema privatkunde

- Egenerklæring - privatkunde.

Undersøkelse - avviksrapport

- Anti-hvitvasking - avviksrapport

6. Sikkerhet - IT og lokaler

Sikkerhetspolicy.

- Sikkerhet - innledning.

- Innformasjonssikkerhetspolicy for virksomhet

Forsikring.

- Forsikringer.

IT-drift

- Anskaffelse av IT-utstyr.

- Anskaffelse av IT-utstyr - spesifikasjoner.

- Valg av IT-leverandør

- Krav til regnskapssystem levert av tredjepartsleverandør.

- IT-systemer - Oversikt egen drift og utkontraktering (uder oppdatering, ny versjon kommer snart)

- Utkontraktering til IT-leverandører - sjekkliste

- Oppsett og bruk av datasystem.

- Datastruktur.

- Tilgangskontroll.

- Antivirus og brannmur.

- Sikkerhetskopiering.

- Utskifting av utstyr.

- Beredskapsplan


Sikring lokaler.

- Branninnstruks.

- Gradering av dokumenter

7. Personal & HR

Personalhåndbok.

- Arbeidsreglement.

- Personalhåndbok

- Varslingsrutine

Arbeidsavtaler.

- Vedlegg til arbeidsavtale om hjemmekontor.

- Arbeidsavtale u/veiledning.

-  Arbeidsavtale m/veiledning.

- Stillingsinnstruks.

- Vedlegg til arbeidsavtale - Stillingsinnstruks for regnskapsfører u/oppdragsansvar.

- Vedlegg til arbeidsavtale - Stillingsinnstruks for regnskapsfører m/oppdragsansvar.

- Innleie av arbeidstakere.

- Konkurranseklausul i arbeidsavtalen

- Tariffavtale i arbeidsavtalen

- Daglig leder med etterlønn - arbeidsavtale.

- Daglig leder uten etterlønn - arbeidsavtale.

- Ekstrahjelp - arbeidsavtale.

- Om midlertidig ansettelse.



Taushetserklæring og påseplikt

- Påseplikten

- Taushetserklæring ansatte.

- Taushetserklæring ikke-ansatte.

- Taushetsplikten.

Arbeidstid.

- Drøftelser om arbeidstid - protokoll.

- Gjennomsnittsberegning av arbeidstid - avtale.

- Gjennomsnittsberegning av arbeidstid - veiledning.

- Søknad om overtidsdispensasjon

- Utvidet overtid.

Ansettelser.

- Behovsanalyse ved ansettelse.

- Første arbeidsdag.

- Intervjuguide.

- Medarbeidersamtale.

- Medarbeideersamtale - skjema.

- Tilbud om stilling.

- Utlysing av stilling

8. HMS - helse, miljø og sikkerhet

Regnskapsforetakets HMS-opplegg, inkl avviksrapportering.

HMS-system Activa Kompetanse AS

HMS-årshjul Aciva Kompetanse AS